La science ne cesse d’évoluer constamment et apporte de nouvelles solutions. Actuellement, nombreuses sont les entreprises et organisations qui ont dématérialisé leurs documents. La dématérialisation qui devenu de plus en plus sollicité par les entreprises qui souhaitent augmenter leurs taux de productivité.
La dématérialisation : c’est quoi exactement ?
Depuis quelques années, le domaine du numérique et du digital a connu un grand changement. Ce dernier a permis de dématérialiser des documents au format papier en fichiers numériques. Il est aussi possible de les produire instantanément au format numérique. En général, l'objectif principal de la dématérialisation est de stocker, sauvegarder des documents électroniques sur différents supports de stockage informatiques tels que les serveurs ou les ordinateurs. Nombreux sont les documents qui peuvent être dématérialisés tel que les documents commerciaux, les documents des ressources humaines ainsi que les mandats. Pour plus d’informations, il est conseillé de visiter un site spécialisé dans le domaine de la dématérialisation.
Pourquoi opter pour la dématérialisation ?
De nos jours, les traitements des informations sont effectués sur différents supports informatiques. La dématérialisation de document est une solution qui est devenue très populaire et tendance au sein des entreprises. Tout d’abord, elle permet de numériser tous les documents sur papier, cette technique permet d’en tirer profit de la digitalisation. En d’autres termes, la dématérialisation est une solution de gestion des documents aux formats papier en numérique. La numérisation des documents au format papier indexé, classifié et stocker permet d’effectuer des recherches facilement sur un fichier à modifier. Pour les employés qui voyagent ou effectuent leur voyage à l’étranger, la dématérialisation est sans doute le meilleur moyen qui leur permet d’avoir accès aux documents n’importe où dans le monde. En ce qui concerne l’indépendance de l’entreprise, ce dernier à la possibilité de stocker leurs données dans le cloud, sur leur propre serveur, sur des dossiers partagés ou en faisant appel aux autres systèmes de gestion de documents, etc. Pour profiter pleinement de ce système, il faut disposer de plusieurs outils tels qu'un ordinateur, un smartphone, une tablette connectée sur internet ou via intranet ainsi que des logiciels de bureautique.
La dématérialisation et les avantages d’un logiciel GED
La dématérialisation offre plusieurs avantages aux entreprises et aux organisations. Généralement, elle permet de modifier le traitement des flux documentaires, mais aussi de les optimiser. Autrement dit, elle permet d’automatiser, supprimer, diminuer les flux manuels relatifs aux documents. Ce qui offre aux organisations d’économiser sur les frais de traitement, la facturation ainsi que les délais logistiques. L’archivage joue un rôle majeur dans ce monde numérique, car les risques de faire des erreurs sont faibles et les pertes de données sont protégées par des programmes informatiques. En ce qui concerne le coût de stockage des papiers, ce dernier peut être réduit. Le traitement automatisé des fichiers et des données représente un véritable gain de productivité. En d’autres termes, les fichiers et les documents sont mises à la disposition de tous les collaborateurs de l’entreprise sur du support numérique par un point d’accès unique (internet ou intranet). La dématérialisation de documents permet aussi d’effectuer des numérisations des fichiers et des documents papiers, de capturer des e-mails ou courriers électroniques tout en les protégeant automatiquement suivant des critères paramétrables. Une des plus gros avantages de la solution de dématérialisation est des traités, d’accéder aux informations à distances, sur un site ou un workflow. La dématérialisation représente beaucoup d’avantages pour les entreprises comme un gain de temps considérable, une aide aux collaborations, une facilité de partager des informations, une centralisation de l’archivage des documents, une traçabilité sur les modifications et historiques des documents ainsi qu'une annulation des coûts liés à l’impression et aux papiers.